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Auszubildende und Umschüler
DOKUMENTNUMMER: IHK009120

Informationspflichten nach der Datenschutzgrundverordnung für Auszubildende und Umschüler

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrem Berufsausbildungsverhältnis bzw. Umschulungsvertrag oder Ihrer Berufsausbildungsvorbereitung und der Betreuung Ihres in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse eingetragenen Ausbildungsberufs und der Ablegung der Prüfungen durch die IHK Heilbronn-Franken.

 

Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle

Industrie- und Handelskammer
Heilbronn-Franken
Ferdinand-Braun-Straße 20
74074 Heilbronn
Tel.: 07131 9677-0
Fax: 07131 9677-199
E-Mail: info(at)heilbronn.ihk.de
Internet: www.heilbronn.ihk.de

 

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Dr. Jörn Vossbein
UIMC Dr. Vossbein GmbH & Co. KG
Otto-Hausmann-Ring 113
42115 Wuppertal
Tel.: 0202 9467726-200
E-Mail: datenschutz.ihk-heilbronn(at)uimc.de

 

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden erhoben für die Führung des Verzeichnisses der Berufsausbildungsverhältnisse, die Überwachung der Durchführung des Ausbildungsverhältnisses, die Beratung der an der Ausbildung Beteiligten sowie die Organisation bzw. Durchführung von Zwischen- und Abschlussprüfungen und die Ausstellung von Prüfungszeugnissen sowie ggf. deren Zweitschriften.

Gemäß § 71 Abs. 2 Berufsbildungsgesetz (BBiG) sind die Industrie- und Handelskammern zuständig für die Berufsbildung in nichthandwerklichen Berufen nach dem BBiG. Zu unseren gesetzlichen Aufgaben nach § 34 BBiG gehört es, ein Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse einzurichten und zu führen. Während der Dauer des Ausbildungsverhältnisses sind wir außerdem für die Überwachung der Durchführung der Ausbildung (§ 76 BBiG) und die Durchführung der Zwischen- und Abschlussprüfungen sowie die Erstellung von Prüfungszeugnissen (§§ 37, 48 BBiG) und die Erstellung von Statistiken verantwortlich. Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c (gesetztliche Pflicht) der DSGVO in Verbindung mit dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) (u. a. §§ 27 ff., 32 ff., 34 ff., 37 ff., 76 BBiG) verarbeitet. Die Berufsbildung wird nach der Ausbildungsordnung, dem einschlägigen Ausbildungsberufsbild, dem BBiG und den Bestimmungen des Berufsausbildungsvertrages durchgeführt.

 

Welche Daten verarbeitet die IHK von mir?

Zu unseren gesetzlichen Aufgaben nach § 34 BBiG gehört es, ein Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse einzurichten und zu führen. Während der Dauer des Ausbildungs- /Umschulungsverhältnisses sind wir außerdem für die Überwachung der Durchführung der Ausbildung (§ 76 BBiG) und die Durchführung der Zwischen- und Abschlussprüfungen sowie die Erstellung von Prüfungszeugnissen (§§ 37, 48  BBiG) verantwortlich. Für diese  Zwecke  verarbeiten wir daher folgende Daten von Ihnen:

Bei Auszubildenden:

  • Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift der Auszubildenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, allgemeinbildender Schulabschluss, vorausgegangene Teilnahme an berufsvorbereitender Qualifizierung oder beruflicher Grundbildung, berufliche Vorbildung
  • erforderlichenfalls Name, Vorname und Anschrift der gesetzlichen Vertreter oder Vertreterinnen
  • Ausbildungsberuf einschließlich Fachrichtung ggf. Schwerpunkt bzw. Wahlaufbaustein/-qualifikation
  • Datum des Abschlusses des Ausbildungsvertrages, Ausbildungsdauer, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Berufsausbildung
  • Art der Förderung bei überwiegend öffentlich, insbesondere auf Grund des Dritten Buches Sozialgesetzbuch geförderten Berufsausbildungsverhältnissen
  • Name und Anschrift des Ausbildenden, Anschrift der Ausbildungsstätte, Wirtschaftszweig, Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst
  • Prüfungsergebnisse und Noten
  • Berufsschule
  • ggf. Gesundheitsdaten aus einer Erstuntersuchung, bei Rücktritt von einer Prüfung oder im Zusammenhang mit einem Antrag auf Nachteilsausgleich

 

Bei Umschülern:

  • Name, Vorname, Geburtsdatum der Umzuschulenden
  • Anschrift und E-Mailadresse des Umzuschulenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, zuletzt besuchte Schule und allgemeinbildender Schulabschluss
  • Ausbildungsberuf einschließlich Fachrichtung, ggf. Schwerpunkt bzw. Wahlbausteine/ -qualifikation
  • Datum des Abschlusses des Umschulungsvertrages, Umschulungszeit, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Umschulung
  • Name und Anschrift des Umschulenden, Anschrift der Umschulungsstätte.

 

Bei Einstiegsqualifizierung:

  • Name, Vorname, Geburtsdatum der zu Qualifizierenden
  • Anschrift der zu Qualifizierenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, allgemeinbildender Schulabschluss,
  • erforderlichenfalls Name, Vorname und Anschrift der gesetzlichen Vertreter oder Vertreterinnen
  • Bezeichnung der Einstiegsqualifizierung
  • Datum des Abschlusses des Einstiegsqualifizierungsvertrages, Dauer, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Einstiegsqualifizierung
  • Angabe zur Förderung nach § 54 a SGB III
  • Name und Anschrift des Ausbildenden, Anschrift der Ausbildungsstätte, Wirtschaftszweig, Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst.

 

Zur Organisation und Durchführung von Prüfungen:

  • Bestätigungen des Ausbildenden und der Berufsschule über das Vorliegen von Voraussetzungen für die Zulassung zur Prüfung (z. B. Anzahl der Fehltage während der gesamten Ausbildungszeit)
  • Im Falle der Beantragung von Nachteilsausgleichen entsprechende Nachweise über die Art der Behinderung und empfohlene Maßnahmen bezogen auf eine Prüfungsdurchführung
  • Ausbildungsnachweise (sog. „Berichtshefte“)
  • Bei der Anmeldung zu Prüfungen verarbeiten, insbesondere erheben, wir zur erleichterten Kontaktaufnahme auch Ihre Telefonnummer/ Mobilnummer und E-Mail-Adresse
  • Prüfungsergebnisse und Prüfungsstücke

 

Mit Ihrer Einwilligung können Sie zur erleichterten Kontaktaufnahme auch Ihre Telefonnummer und Emailadresse angeben.

 

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre Daten streng zweckgebunden im Rahmen unserer hoheitlichen Aufgaben  für die Führung des Verzeichnisses der Berufsausbildungsverhältnisse, die Überwachung der Durchführung des Ausbildungsverhältnisses sowie die Organisation bzw. Durchführung von Zwischen- und Abschlussprüfungen und die Ausstellung von Prüfungszeugnissen sowie ggf. deren Zweitschriften.

 

Gibt die IHK meine Daten weiter?

Ihre Daten werden nur im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen weitergegeben.
So können wir Ihre folgenden Daten gemäß § 35 Absatz 3 BBiG an die Agentur für Arbeit weitergeben:

  • statistische Daten an die Agentur für Arbeit
  • statistische Daten an das Bundesinstitut für berufliche Bildung (BiBB)
  • die Finanzbuchhaltung innerhalb der IHK zur Zahlungsabwicklung
  • mit der Prüfungsabwicklung und -durchführung befasste Mitarbeiter innerhalb der IHK
  • an Prüfungsausschüsse zur Abnahme der Prüfung
  • ggf. an andere IHKs zwecks Übernahme der Prüfung/Prüfungsfreistellung
  • Übermittlung an eine andere IHK oder Handwerkskammer zur Durchführung der Prüfung

Ihre Prüfungsergebnisse erhalten auf Anforderung die Ausbildungsbetriebe, § 37 Abs. 2 BBiG. 

 

Wo werden meine Daten verarbeitet?

Ihre Daten werden in Deutschland verarbeitet. Die IHK Heilbronn-Franken unterliegt als öffentliche Stelle den Vorschriften der DSGVO, spezialgesetzlicher Regelungen und dem Landesdatenschutzgesetz.

 

Wie lange werden meine Daten aufbewahrt?

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Aufgabenübertragung auf die IHKs, aus dem Satzungsrecht der IHKs und/oder aus steuerrechtlichen Aspekten. In allen Fällen besteht ein Löschkonzept.

Der eingetragene Ausbildungsvertrag wird 5 Jahre nach Ausbildungs-/Umschulungsbeginn aufbewahrt.  Zu Nachweiszwecken werden die schriftlichen Prüfungsunterlagen 2 und die Niederschriften der Prüfungsergebnisse um Zweitschriften Ihrer Prüfungszeugnisse erstellen und Bescheinigung für die Rentenklärung ausstellen zu können 50 Jahre aufbewahrt, sofern Sie zuvor keine Löschung verlangen.

Regelungen zu den Pflichten der IHKs, den Wirtschaftsarchiven bestimmte Dokumente zur Verfügung zu stellen, ergeben sich aus der DSGVO und den Landesarchivgesetzen.

 

Betroffenenrechte

Kann ich Auskunft über meine gespeicherten Daten erhalten?

Sie können unentgeltlich Auskunft über den Umfang, die Herkunft und die Empfänger der gespeicherten Daten sowie den Zweck und die Dauer der Speicherung verlangen.

Kann ich Daten berichtigen oder löschen lassen? Wann werden meine Daten gelöscht?

Sie können jederzeit verlangen, dass unrichtige Daten berichtigt werden. Die Löschung Ihrer Daten hängt von der Rechtsgrundlage der Verarbeitung und der oben genannten Pflicht der IHKs zur Übergabe an die Archive ab. 

Wer ist mein Ansprechpartner, wenn ich Fragen zum Datenschutz habe?

Sie können jederzeit schriftlich Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten und gegebenenfalls deren Berichtigung und/oder Löschung und/oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Zu diesem Zweck und/oder um nähere Informationen hierüber zu erhalten, wenden Sie sich gerne an die im Impressum genannte Kontaktadresse.
Sollten Sie Fragen, Kommentare oder Anfragen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben, wenden Sie sich bitte ebenfalls an uns unter den angegebenen Kontaktdaten.

Wo kann ich mich bei Datenschutzverstössen beschweren?

Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Hausanschrift: Königstrasse 10a, 70173 Stuttgart
Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Tel.: 0711/615541-0
Fax: 0711/615541-15
E-Mail: poststelle(at)lfdi.bwl.de

 

Stand Februar 2019

Ihr Ansprechpartner
Tim Stern
Tim SternReferent Wirtschaftsrecht
Tel.: 07131 9677-213Fax: 07131 9677-88-213tim.stern@heilbronn.ihk.de
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