04.01.2021

BMF Schreiben Reisekosten

Das BMF hat mit Schreiben vom 25. November 2020 das Schreiben vom 24. Oktober 2014 zum Thema steuerliches Reisekostenrecht überarbeitet und neu veröffentlicht. Insbesondere wurden die Beispiele an die neuen Verpflegungspauschalen 2020 angepasst. Zudem wurde die aktuelle Rechtsprechung u. a. zu den Themen ersten Tätigkeitsstätte und Mahlzeitengestellung eingearbeitet.
Folgende Änderungen und Anpassungen wurden im Schreiben vom 25. November 2020 vorgenommen:  

1. Erste Tätigkeitsstätte 

Das Schreiben stellt in Rz. 3 klar, dass Tätigkeitsstätte eine von der Wohnung getrennte, ortsfeste betriebliche Einrichtung ist, die räumlich zusammengefasste Sachmittel umfasst, die der Tätigkeit des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten dienen und mit dem Erdboden verbunden oder dazu bestimmt sind, überwiegend stand-ortgebunden genutzt zu werden. Damit wird das BFH-Urteil vom 11. April 2019 zum Aktenzeichen VI R 12/17 umgesetzt. 
Zudem wird ergänzt, dass eine (großräumige) erste Tätigkeitsstätte vorliegt, wenn eine Vielzahl solcher Mittel, die für sich betrachtet selbständige betriebliche Einrichtungen darstellen können, räumlich abgrenzbar in einem organisatorischen, technischen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten stehen. Demgemäß kommt als eine solche erste Tätigkeitsstätte auch ein großflächiges entsprechend infrastrukturell erschlossenes Gebiet (z. B. Werksanlage, Betriebsgelände, Zechengelände, Bahnhof oder Flughafen) in Betracht. Damit werden die BFH-Urteile vom 11. April 2019 zum Aktenzeichen VI R 40/16 und VI R 12/17 umgesetzt.  
In Rz. 9 nimmt das Schreiben Bezug auf die BFH-Urteile vom 4. April 2019 zum Aktenzeichen VI R 27/17 und vom 11. April 2019 zum Aktenzeichen VI R 40/16. Danach ist für die Zuordnung lediglich entscheidend, ob der Arbeitnehmer bei einer in die Zukunft gerichteten Prognose nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten tätig werden soll. Erforderlich, aber ausreichend ist, dass der Arbeitnehmer am Ort der ersten Tätigkeitsstätte zumindest in geringem Umfang Tätigkeiten zu erbringen hat, die er arbeitsvertraglich oder dienstrechtlich schuldet und die zu dem von ihm ausgeübten Berufsbild gehören. 
Mit den gleichen Urteilen hat der BFH zu der zeitlichen Zuordnung Stellung genommen. Hierzu führt das Schreiben nun aus, dass die vorrangige maßgebliche dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber außerhalb des Dienst- oder Arbeitsvertrags erfolgen kann (auch mündlich oder konkludent) und ist unabhängig davon, ob sich der Arbeitgeber der steuerlichen Folgen bewusst ist. Die Zuordnungsentscheidung muss nicht dokumentiert werden. Die Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers kann sich vielmehr auch ergeben aus: Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Protokollnotizen, dienstrechtlichen Verfügungen (u. a. Regelungen zum abweichenden Dienstsitz), Einsatzplänen, Reiserichtlinien, Reisekostenabrechnungen, dem Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung eines Dienstwagens für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder vom Arbeitgeber als Nachweis seiner Zuordnungsentscheidung vorgelegten Organigrammen. 
In Rz. 14 stellt das Schreiben klar, dass eine Zuordnung unbefristet ist, wenn die Dauer der Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte nicht kalendermäßig bestimmt ist und sich auch nicht aus Art, Zweck oder Beschaffenheit der Arbeitsleistung ergibt. Auch der Umstand, dass der Arbeitnehmer jeder-zeit einer anderen Tätigkeitsstätte zugeordnet werden könnte, führt nicht zur Annahme einer be-fristeten Zuordnung. 
In Rz. 20 wird zur Befristung Stellung genommen. Wird ein befristetes Beschäftigungsverhältnis vor Ablauf der Befristung schriftlich durch bloßes Hinausschieben des Beendigungszeitpunkts bei ansonsten unverändertem Vertragsinhalt verlängert, liegt ein einheitliches Beschäftigungsverhältnis vor. Für die Frage, ob eine Zuordnung für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt, ist daher ab dem Zeitpunkt der Verlängerung auf das einheitliche Beschäftigungsverhältnis und nicht lediglich auf den Zeitraum der Verlängerung abzustellen. Dies setzt das BFH-Urteil vom 10. April 2019 zum Aktenzeichen VI R 6/17 um. 
In Rz. 21 wird klargestellt, dass die Regelungen des § 1 Absatz 1 Satz 4 i. V. m. Absatz 1b Arbeitnehmerüberlassungsgesetz für das Steuerrecht keine Wirkung entfalten. 
In Rz. 33 wurde das BFH-Urteil vom 14. Mai 2020 zum Aktenzeichen VI R 24/18 zur Bildungsreinrichtung als erste Tätigkeitsstätte umgesetzt. Die Dauer einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme ist für die Einordnung einer Bildungseinrichtung als erste Tätigkeitsstätte dabei unerheblich. Eine zeitliche Mindestdauer der Bildungsmaßnahme ist nicht erforderlich. Eine Bildungseinrichtung gilt daher auch dann als erste Tätigkeitsstätte, wenn sie vom Steuerpflichtigen im Rahmen einer nur kurzzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird. Davon ist auszugehen, wenn der Steuerpflichtige die Bildungseinrichtung anlässlich der regelmäßig zeitlich befristeten Bildungsmaßnahme nicht nur gelegentlich, sondern mit einer gewissen Nachhaltigkeit, d. h. fortdauernd und immer wieder (dauerhaft) aufsucht. 

2. Fahrtkosten 

In Rz. 38 wurde als Beispiel für einen Sammelpunkt, z. B. Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, das Busdepot, der Fährhafen aufgenommen. Fahrtkosten für diese Fahrten dürfen nur durch den Ansatz der Entfernungspauschale (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 und Abs. 2 EStG) steuerlich berücksichtigt werden. 

3. Verpflegungsmehraufwand 

Hier wurden alle Beispiele an die neuen Pauschalen und Beträge angepasst.  
In Rz. 61 wurde klargestellt, dass die Preisgrenze von 60 Euro unabhängig davon gilt, ob die Mahlzeit im Inland oder im Ausland zur Verfügung gestellt wird. 
In Rz. 64 wurde ergänzt, dass die Rechnung als Beleg zur Buchführung des Arbeitgebers vorliegt oder vorgelegen hat und gesichert ist. 
In Rz. 74 wurde die Definition Mahlzeit ergänzt. Eine Mahlzeit, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt, kann auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Imbiss, z. B. belegte Brötchen, Kuchen und Obst sein. Die z. B. auf Flügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder bei anderen Anlässen zur Verfügung gestellte vergleichbare Knabbereien und unbelegte Backwaren, erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit. Sie führen zu keiner Kürzung der Pauschalen. Damit wird auch das BFH-Urteil zum Frühstück mit unbelegten Brötchen vom 3. Juli 2019 zum Aktenzeichen VI R 36/17 umgesetzt. 
Mit der Anpassung der Rz. 75 wurde das BFH-Urteil vom 7. Juli 2020 zum Aktenzeichen VI R 16/18 umgesetzt. Ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich eingenommen wird oder die Aufwendungen für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit niedriger sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag, ist für die Kürzung der Verpflegungspauschalen unbeachtlich. Das Zurverfügungstellen einer Mahlzeit durch den Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten) i. S. von § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG erfordert nicht, dass der Arbeitnehmer die Mahlzeit auch tatsächlich einnimmt. Aus welchen Gründen der Arbeitnehmer eine ihm von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit nicht einnimmt, ist insoweit ebenfalls unerheblich. Die gesetzlich vorgeschriebene pauschale Kürzung unterbleibt nur, wenn der Arbeitgeber keine Mahlzeit zur Verfügung stellt, z. B. weil er die entsprechende Mahlzeit abbestellt oder der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst veranlasst und bezahlt. 
Mit der Rz. 76 wurde ergänzt, dass die Hingabe von Essenmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers innerhalb der Dreimonatsfrist es sich nicht um eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, sondern lediglich um eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit handelt. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist sind die an diese Arbeitnehmer ausgegebenen Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) abweichend von R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchstabe a Satz 1 Doppelbuchstabe dd LStR 2015 mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten. Der Ansatz des Sachbezugswerts setzt voraus, dass die übrigen Voraussetzungen der R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe a LStR 2015 vorliegen. 
In Rz. 84 wurde ergänzt, dass die während einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG) abgegebenen Mahlzeiten in aller Regel durch den Arbeitgeber veranlasst sind. Es gelten die Grundsätze der Kürzung der Pauschale entsprechend, wenn die Betriebsveranstaltung mit einer beruflichen Auswärtstätigkeit verknüpft ist. 
In Rz. 88 ff wurden Aussagen zur Minderung des Kürzungsbetrags bei Verpflegungspauschalen aufgenommen. Nimmt der Arbeitnehmer eine ihm vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahl-zeit nicht ein, kann ihm der Arbeitgeber eine weitere gleichartige Mahlzeit nach den Grundsätzen der arbeitsrechtlichen Erstattung und Belegvorlage beim Arbeitgeber zur Verfügung stellen. Für die Betrachtung der 60 Euro-Grenze sind die Kosten beider Mahlzeiten zusammenzurechnen. Sofern der Arbeitnehmer für eine solche weitere vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit eine Zuzahlung zu leisten hat, kommt eine Minderung des Kürzungsbetrags in Betracht. Ein Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers bei seiner Einkommensteuerveranlagung durch die Vorlage von Belegen für eine auf eigene Veranlassung eingenommene Verpflegung anstelle der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit ist ausgeschlossen. Hier bleibt es bei der typisierenden Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschalen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Hierzu gibt es zahlreiche Beispiele. 

4. Doppelte Haushaltsführung 

In Rz. 102 und 103 wurden die aktuellen Urteile zur doppelten Haushaltsführung aufgenommen. Eine Hauptwohnung i. S. d. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 2 EStG ist am Ort der ersten Tätigkeitsstätte belegen, wenn der Steuerpflichtige von dieser Wohnung seine erste Tätigkeitsstätte in zumutbarer Weise täglich erreichen kann. Eine Fahrzeit von bis zu einer Stunde je Wegstrecke unter Zugrundelegung individueller Verkehrsverbindungen und Wegezeiten kann in der Regel als zumutbar angesehen werden. Damit wurde das BFH-Urteil vom 16. November 2017 zum Aktenzeichen VI R 31/16 umgesetzt. Aus Vereinfachungsgründen kann für die Frage, ob die Hauptwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte belegen ist oder nicht, z. B. wenn sie innerhalb derselben politischen Gemein-de, Stadt oder in deren unmittelbaren Umkreis liegen, die Entfernung der kürzesten Straßenverbindung (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 4 EStG) zwischen Hauptwohnung und erster Tätigkeitsstätte herangezogen werden. Beträgt die Entfernung zwischen Hauptwohnung und erster Tätigkeitsstätte mehr als 50 km, ist davon auszugehen, dass sich die Hauptwohnung außerhalb des Ortes der ersten Tätigkeitsstätte befindet.  
Eine Zweitwohnung oder -unterkunft in der Nähe des Ortes der ersten Tätigkeitsstätte steht einer Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte gleich. Aus Vereinfachungsgründen kann davon ausgegangen werden, dass die Zweitwohnung noch am Ort der ersten Tätigkeitstätte belegen ist, wenn die Entfernung der kürzesten Straßenverbindung (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 4 EStG) zwischen Zweitwohnung oder -unterkunft und erster Tätigkeitsstätte nicht mehr als 50 km beträgt. Liegt die Zweitwohnung mehr als 50 km von dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte entfernt, ist zu prüfen, ob die erste Tätigkeitsstätte von der Zweitwohnung oder -unterkunft noch in zumutbarer Weise täglich erreicht werden kann. Eine Fahrzeit von bis zu einer Stunde je Wegstrecke unter Zu-grundelegung individueller Verkehrsverbindungen und Wegezeiten ist dabei als zumutbar anzusehen.  
Die berufliche Veranlassung ist nach Rz. 104 insbesondere der Fall, wenn dadurch die Fahrtstrecke oder Fahrzeit zur ersten Tätigkeitsstätte wesentlich verkürzt wird. Aus Vereinfachungsgründen kann von einer beruflichen Veranlassung des Beziehens der Zweitwohnung oder -unterkunft aus-gegangen werden, wenn die kürzeste Straßenverbindung von der Zweitwohnung oder - unterkunft zur ersten Tätigkeitsstätte weniger als die Hälfte der kürzesten Straßenverbindung zwischen der Hauptwohnung (Mittelpunkt der Lebensinteressen) und der ersten Tätigkeitsstätte beträgt oder die Fahrzeit zur ersten Tätigkeitsstätte für eine Wegstrecke halbiert wird. Sind die Voraussetzungen dieser Vereinfachungsregelung nicht erfüllt, ist das Vorliegen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung auf andere Weise anhand der konkreten Umstände des Einzelfalles darzulegen. Hier sind zahlreiche Beispiele aufgenommen worden.  
Zu den Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung zählen nach Rz. 108 nicht Aufwendungen für Hausrat, Einrichtungsgegenstände oder Arbeitsmittel, mit denen die Zweitwohnung ausgestattet ist. Aufwendungen für die erforderliche Einrichtung und Ausstattung der Zweitwohnung, soweit sie nicht überhöht sind, können als sonstige notwendige Mehraufwendungen der doppelten Haushaltsführung berücksichtigt werden. Damit wurde das BFH-Urteil vom 4. April 2019 zum Aktenzeichen VI R 18/17 umgesetzt. Übersteigen die Anschaffungskosten des Arbeitnehmers für Einrichtung und Ausstattung der Zweitwohnung (ohne Arbeitsmittel) insgesamt nicht den Betrag von 5.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer, ist aus Vereinfachungsgründen davon auszugehen, dass es sich um notwendige Mehraufwendungen der doppelten Haushaltsführung handelt. Wird die Zweitwohnung oder -unterkunft möbliert angemietet, überschreitet die Miete den Höchstbetrag und enthält der Mietvertrag keine Aufteilung der Miete für die Überlassung der Wohnung und der Einrichtung und Ausstattung, ist die Miete im Schätzwege aufzuteilen. 
In Rz. 1019 wurde klargestellt, dass bei Beendigung der doppelten Haushaltsführung eine Vorfälligkeitsentschädigung wegen vorzeitiger Ablösung einer Grundschuld aufgrund der Veräußerung der Zweitwohnung nicht als Werbungskosten zu berücksichtigen ist. Dies entspricht dem BFH-Urteil vom 3. April 2019 zum Aktenzeichen VI R 15/17.   

5. Sonstiges 

In Rz. 131 wurde aufgenommen, dass zur Abgeltung der notwendigen Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer während seiner auswärtigen beruflichen Tätigkeit auf einem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers oder eines vom Arbeitgeber beauftragten Dritten im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug entstehen, ab 1. Januar 2020 einheitlich im Kalenderjahr eine Pauschale von 8 Euro für jeden Kalendertag berücksichtigt werden kann, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 und 2 sowie Satz 5 zur Nr. 1 und 2 EStG beanspruchen könnte. Die Pauschale kann auch von mitfahrenden Arbeitnehmern beansprucht werden, die ebenfalls im Fahrzeug übernachten, wenn der Arbeitgeber keine weiteren Erstattungen für Übernachtungskosten leistet oder der Arbeitnehmer keine weiteren Übernachtungskosten als Werbungskosten geltend macht. Die übrigen Voraussetzungen des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG müssen erfüllt sein. 
Das Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014 und ist in allen noch offenen Fällen anzuwenden.