07.08.2015

Pflichtangaben bei geschäftlichen E-Mails

Seit 01.01.2007 müssen in geschäftlichen E-Mails alle Angaben wie auf Geschäftsbriefbögen enthalten sein.

1. Im Handelsregister eingetragene Unternehmen

Auf den Geschäftsbriefen der im Handelsregister eingetragenen Unternehmen mussten schon immer
  • die vollständige Firma,
  • der Sitz des Unternehmens,
  • das Registergericht,
  • die Handelsregisternummer sowie
  • bei Kapitalgesellschaften die vertretungsberechtigten Personen und
  • bei vorhandenem Aufsichtsrat (auch Beirat oder Verwaltungsrat mit vergleichbarer Überwachungsfunktion) dessen Vorsitzende/r angegeben werden.
Diese Pflicht erstreckte sich nach überwiegender Auffassung auch schon bislang auf Faxe, E-Mails, Postkarten usw., die wie Geschäftsbriefe genutzt wurden. Allerdings bezog sich der Gesetzeswortlaut bisher nur auf „Geschäftsbriefe“. Durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) wurden die §§ 37a, 125a HGB, § 80 AktG, § 35a GmbHG, § 25a GenG neu gefasst und klargestellt, dass diese Pflicht für alle Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form“ besteht.
E-Mails, Faxe usw., die nicht Geschäftsbriefe ersetzen, wie z. B. bloße interne Kommunikation unterliegen jedoch auch nach der neuen Gesetzeslage nicht der „Fußleistenpflicht“.

2. Nicht im Handelsregister eingetragene Kleingewerbetreibende

Die nicht im Handelsregister eingetragenen Kleingewerbetreibenden sind von den genannten Vorschriften nicht unmittelbar betroffen. Allerdings müssen auch diese seit dem 17. Mai 2010 nach § 2 ff. DL-InfoV zusätzliche Angaben auf Geschäftsbriefen machen, was zuvor in § 15 b Abs. 1 GewO geregelt war. Anzugeben sind der Familien- und Vornamen, die Anschrift der Niederlassung oder – sofern keine Niederlassung besteht – eine ladungsfähige Anschrift.

3. Gefahr von wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen

Unternehmen, die die Pflichtangaben in ihren E-Mails nicht aufführen, sind der Gefahr von wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen ausgesetzt. Um Ärger zu vermeiden, sollten die E-Mails entsprechend ergänzt werden. Sofern Sie eine Abmahnung erhalten sollten, bitten wir Sie, sich mit uns umgehend in Verbindung zu setzen.