13.01.2015

Die GmbH und UG (haftungsbeschränkt)

Am 1. November 2008 trat das Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen, kurz MoMiG, in Kraft. Damit wurde das GmbH-Gesetz umfassend reformiert.

1. Was sind GmbH und UG (haftungsbeschränkt)?

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (im Folgenden: GmbH) und die Unternehmer­gesellschaft (im Folgenden: UG (haftungsbeschränkt)) sind Kapitalgesellschaften mit eigener Rechtspersönlichkeit (= juristische Personen), bei denen die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt ist.
GmbH und UG (haftungsbeschränkt) treten – vertreten durch die Geschäftsführung – selbstständig im Geschäftsverkehr auf, können selbst klagen und verklagt werden, sie können Eigentum erwerben und eigenes Vermögen besitzen. Sie sind eigenständig steuerpflichtig. Die eigenen Rechte und Pflichten der GmbH und der UG (haftungs­beschränkt) bestehen losgelöst von denen der Gesellschafter und der Geschäftsführer.

2. Wie unterscheiden sich GmbH und UG (haftungsbeschränkt) bzw. was ist eine UG (haftungsbeschränkt)?

Sowohl die GmbH mit einem Stammkapital von 25.000 Euro als auch die UG (haftungs­beschränkt) sind Gesellschaften mit beschränkter Haftung.
Das Stammkapital der GmbH beträgt - wie bisher – 25.000 Euro.
Bei der UG (haftungsbeschränkt) handelt es sich um ein „Einstiegsmodell“ in die GmbH für Unternehmen, insbesondere Existenzgründungen, mit geringer Kapitalausstattung.
Das Stammkapital der UG (haftungsbeschränkt) beträgt mindestens 1 Euro!
Die UG (haftungsbeschränkt) bietet eine Alternative zu ausländischen Rechtsformen mit geringem Stammkapital, bei denen sich der Existenzgründer unbekannten ausländischen Rechtsvorschriften unterwerfen muss (z. B. die englische Limited).
Bis auf den Unterschied im Stammkapital gleicht die UG (haftungsbeschränkt) weit­gehend der GmbH. Die UG (haftungsbeschränkt) kann sich jedoch zur GmbH „ent­wickeln“. Die UG (haftungsbeschränkt) ist verpflichtet, jedes Jahr ein Viertel des Jahres­überschusses (abzüglich Verlustvortrag) in die Rücklagen einzustellen. Wenn diese Rücklagen das Stammkapital von 25.000 Euro erreicht haben, kann sie über einen Kapitalerhöhungsbeschluss ohne Rechtsformwechsel zur GmbH werden.

3. Was beinhaltet die Haftungsbeschränkung?

Mit der Eintragung der GmbH oder der UG (haftungsbeschränkt) in das Handelsregister entsteht die Haftungsbeschränkung. Die Haftungsbeschränkung bedeutet, dass für Ver­bindlichkeiten der GmbH oder der UG (haftungsbeschränkt) zwar das Gesellschaftsver­mögen, nicht aber das persönliche Vermögen der Gesellschafter haftet. Wegen der strikten Trennung zwischen Privat- und Gesellschaftsvermögen tragen die Gesellschafter im Krisenfall somit nur das Risiko, dass die im Gesellschaftsvertrag vereinbarte Einlage verloren geht. Ist die Einlage noch nicht in voller Höhe erbracht, müssen die Ge­sellschafter allenfalls den noch ausstehenden Differenzbetrag nachträglich entrichten.
Klarzustellen ist, dass die Gesellschaft grundsätzlich mit ihrem gesamten Vermögen haftet (also nicht nur bis zur Höhe des Betrages des Stammkapitals). Ein Beispiel: Eine GmbH wurde mit dem Stammkapital von 25.000 Euro gegründet. Ist dieses Kapital durch Fehlinvestitionen aufgebraucht, steht auch kein Gesellschaftsvermögen als Haftungs­masse mehr zur Verfügung. Verfügt dieselbe GmbH dagegen über ein Gesellschaftsver­mögen von 100.000 Euro, haftet sie mit diesem voll. Ausnahmen von der Haftungs­begrenzung stellen z. B. die typischen Missbrauchsfälle oder die Insolvenzverschleppung sowie das Vorenthalten von Sozialabgaben dar. In diesen Fällen können die Ge­sellschafter und Geschäftsführer persönlich (also mit ihrem gesamten Vermögen) in Regress genommen werden.

4. Wie gründe ich eine GmbH oder eine UG (haftungsbeschränkt)?

Die GmbH bzw. die UG (haftungsbeschränkt) wird durch die Gesellschafter gegründet. Der erste Schritt auf dem Weg zur GmbH oder zur UG (haftungsbeschränkt) ist der Ab­schluss eines Gesellschaftsvertrages – auch Satzung genannt - zwischen den Ge­sellschaftern. Er muss von allen Gesellschaftern unterschrieben und notariell beurkundet werden. Wenn ein Gesellschafter bei der Vertragsunterzeichnung nicht persönlich an­wesend sein kann, ist eine Vertretung möglich. Der Bevollmächtigte muss dann eine Vollmacht vorlegen, die von einem Notar beglaubigt wurde.
4.1 Gesellschafter
Die Gesellschafter schließen den Gesellschaftsvertrag ab, stellen der GmbH oder der UG (haftungsbeschränkt) das Stammkapital zur Verfügung und können entsprechend des Nennbetrages ihres Geschäftsanteils an der Gewinnausschüttung teilnehmen bzw. über den Gewinn entscheiden. Die Gesellschafter bestellen auch den oder die Geschäfts­führer. Eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) kann durch einen (Ein-Personen-GmbH oder Ein-Personen-UG (haftungsbeschränkt)) oder mehrere Gesellschafter ge­gründet werden. Gesellschafter können neben natürlichen Personen auch andere Gesell­schaften sein. Auch Ausländer oder ausländische Gesellschaften können Gesellschafter einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) werden, ohne dass es dazu einer besonderen Genehmigung bedarf.
4.2 Gründungsmöglichkeiten
Die Gesellschafter können sowohl für die GmbH als auch für die UG (haftungs­beschränkt) zwischen zwei Gründungsmöglichkeiten wählen. Sie können eine Gesell­schaft durch ein einfaches notarielles Gründungsprotokoll mit einer Mindest­satzung oder durch einen individuell erstellten notariellen Gründungsvertrag gründen.
Das kostengünstigere Gründungsprotokoll kann nur gewählt werden, wenn der gesetzlich vorgeschriebene Mindestinhalt eines Gesellschaftsvertrages für die Gründung genügt. In der individuellen, notariell beurkundeten Satzung können die Gesellschafter darüber hinausgehende Regelungen treffen.
4.2.1 Gründung mit notariellem Gründungsprotokoll
Die Gesellschafter können die GmbH oder die UG (haftungsbeschränkt) durch die Verwendung des vorgegebenen Gründungsprotokolls gründen. Dieses Protokoll muss notariell beurkundet werden. Die Eintragung in das Handelsregister wird dann mit notariell beglaubigter Unterschrift der Geschäftsführung angemeldet. Die elektronische Weiterleitung der Anmeldung mit dem Gründungsprotokoll an das Amtsgericht (Handelsregister) wird dann über den Notar erfolgen. Der Gesetzgeber stellt zum einen ein „Musterprotokoll für die Gründung einer Einpersonengesellschaft“ und zum anderen ein „Musterprotokoll für die Gründung einer Mehrpersonengesell­schaft mit bis zu drei Gesellschaftern“ zur Verfügung.

Voraussetzungen für die Verwendung des Gründungsprotokolls
Die Gründung mit dem kostengünstigeren Gründungsprotokoll können die Gründer nur wählen,
  • wenn die Gesellschaft von maximal 3 Gesellschaftern gegründet wird. Ab vier Gesellschaftern ist die Gründung nur durch einen individuellen, notariellen Ge­sellschaftsvertrag möglich.
  • wenn sich die Gesellschafter auf maximal einen Geschäftsführer einigen können. Dieser Geschäftsführer ist dann alleinvertretungsberechtigt.
  • wenn der Geschäftsführer vom Verbot des Insichgeschäfts befreit wird (d. h. der Geschäftsführer darf Geschäfte der UG (haftungsbeschränkt) oder der GmbH mit sich selbst als Privatperson oder als Vertreter für eine andere Person ab­schließen).
  • Die Gründung mit Gründungsprotokoll ist ausschließlich als Bargründung mög­lich. Eine Sachgründung ist im Rahmen der Gründung mit Gründungsprotokoll nicht möglich.
Achtung: Verkauf der Anteile an Fremde jederzeit möglich!
Nach dem GmbH-Recht alter Fassung war für den Verkauf von Geschäftsanteilen die Zustimmung der GmbH durch die Geschäftsführung notwendig. Diese Voraussetzung ist weggefallen. Jeder Geschäftsanteil kann jetzt an unbekannte oder auch unerwünschte Personen verkauft werden. Nur durch Verwendung einer individuellen notariell beurkundeten Satzung kann dies anders geregelt werden.

4.2.2 Gründung durch individuell erstellten, notariellen Gründungsvertrag
Der Gesellschaftsvertrag kann auch individuell auf die Bedürfnisse der GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) zugeschnitten und durch den Notar beurkundet werden. Anschließend wird die Eintragung in das Handelsregister mit notariell beglaubigter Unterschrift der Geschäftsführung angemeldet. Die elektronische Weiterleitung der Anmeldung mit der Satzung an das Amtsgericht (Handelsregister) muss über den Notar erfolgen.

4.3 Gründe für eine individuelle, notarielle Gründung
  • Bei der Gründung einer GmbH mit mehr als drei Gesellschaftern ist eine individuelle, notariell beurkundete Gründung obligatorisch.
  • Durch einen individuellen, notariellen Gründungsvertrag können mehrere Ge­schäftsführer bestellt werden, anders als bei der Gründung mittels Gründungs­protokoll (siehe oben).
  • In einem individuellen Gründungsvertrag kann von der vorgefertigten Vertretungs­regelung der Mustersatzung abgewichen werden.
  • Insichgeschäfte können ausgeschlossen werden.
  • Eine individuelle, notarielle Gründung ist auch in allen Fällen mit einem er­weiterten vertraglichen Regelungsbedarf notwendig. Beispielsweise
    •  können die Voraussetzungen für den Verkauf von Geschäftsanteilen individuell geregelt werden
    • kann eine Liste von zustimmungspflichtigen Rechtsgeschäften, also solchen, die der/die Geschäftsführer nur mit Zustimmung der Ge­sellschafter tätigen darf/dürfen, in den Vertrag aufgenommen werden
    • können Regelungen zur Kündigung, Beendigung oder Fortsetzung fest­geschrieben werden.
  • Eine individuelle Gründung ist sinnvoll, wenn ein erhöhter Beratungsbedarf durch den Notar besteht.

5. Was muss ein Gesellschaftsvertrag beinhalten?

Ein Gesellschaftsvertrag muss folgenden Mindestinhalt haben:
5.1 Firma
Die Firma der GmbH bzw. der UG (haftungsbeschränkt) kann als Personenfirma (mit dem Namen des Gesellschafters/der Gesellschafter), Sachfirma (Information über den Geschäfts­zweck), reine Fantasiefirma oder einer Kombination dieser Möglichkeiten ge­bildet werden. Erforderlich ist dabei stets, dass die Firma kennzeichnungs- und unter­scheidungskräftig ist. Beispielsweise wäre eine rein beschreibende Sachfirma, wie etwa "Textil GmbH", mangels Kennzeichnungskraft nicht zulässig. Außerdem darf der Firmen­name keine Angaben enthalten, die geeignet sind, über geschäftliche Verhältnisse, die für die angesprochenen Verkehrskreise wesentlich sind, irrezuführen. Wichtig ist auch, dass der Firma ein Rechtsformzusatz angefügt wird.
Um kostspielige Änderungen des Gesellschaftsvertrages im Nachhinein zu vermeiden, empfehlen wir, die Firma einige Tage vor dem Notartermin mit der zuständigen Industrie- und Handelskammer abzusprechen.
5.2 Sitz der Gesellschaft
Als Sitz der Gesellschaft kann jede politische Gemeinde in Deutschland gewählt werden. Unabhängig von ihrem Sitz können die GmbH oder die UG (haftungsbeschränkt) ihren Verwaltungssitz – also den Ort, an dem die hauptsächliche Verwaltungstätigkeit aus­geführt wird – auch außerhalb Deutschlands haben. Eine Sitzverlegung der deutschen GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt) ins Ausland ist jedoch nicht möglich.
5.3 Gegenstand des Unternehmens
Der Unternehmensgegenstand ist im Handelsregister einsehbar und muss über die Ge­schäftstätigkeit der GmbH informieren. Außerdem begrenzt der Unternehmensgegen­stand im Innenverhältnis den Handlungsbereich der Geschäftsführung. Die beabsichtigte Tätigkeit der Gesellschaft kann genau definiert werden. Außerdem können alle Bereiche der Tätigkeit aufgezählt und der Schwerpunkt der Unternehmenstätigkeit deutlich formuliert werden. Die IHK ist bei der Formulierung eines möglichst kurzen, aber dennoch aussagekräftigen Unternehmensgegenstandes gerne behilflich.
Sofern eine Erlaubnis nach § 32 KWG (Bankgeschäfte oder Finanzdienstleistungen wie z. B. Finanzierungsleasing, Factoring) benötigt wird, muss die Erlaubnis bereits bei der Handelsregistereintragung vorliegen!
5.4 Betrag des Stammkapitals bei der GmbH
Das gesetzliche Mindestkapital einer GmbH, auch Stammkapital genannt, beträgt 25.000 Euro. Es setzt sich aus den einzelnen Geschäftsanteilen der Gesellschafter zusammen. Der Nennbetrag jedes Geschäftsanteils muss auf volle Euro lauten.  Ein Gesellschafter kann mehrere Geschäftsanteile übernehmen. Die Nennbeträge der einzelnen Ge­sellschafter können unterschiedliche Summen aufweisen. Nur muss die Summe aller Nennbeträge mit dem Stammkapital übereinstimmen. Damit die Anzahl der Geschäfts­anteile überblickt werden kann, müssen sie durchnummeriert werden.
  • Bar- oder Sacheinlagen
    Das Stammkapital kann aus Bar- oder Sacheinlagen bestehen. Im Falle der Bargründung müssen zum Zeitpunkt der Eintragung in das Handelsregister ein Viertel der Einlagen, mindestens aber die Hälfte des gesetzlichen Mindeststammkapitals (= 12.500 Euro) eingezahlt sein. Für die Differenz bis zur Höhe seiner Einlage haftet jeweils der Ge­sellschafter. Es handelt sich hierbei um eine offene Forderung der GmbH an die Ge­sellschafter. In der Praxis erfolgt die Bargründung in der Form, dass für die GmbH ein Konto bei einer Bank eröffnet wird, das zur freien Verfügung des Unternehmens steht. Für den Handelsregistereintrag muss der Geschäftsführer versichern, dass ihm die Ein­lage zur Verfügung steht. Bei erheblichen Zweifeln an der Richtigkeit der Versicherung kann das Amtsgericht Nachweise verlangen, z. B. durch einen Einzahlungsbeleg oder einen Kontoauszug der GmbH.
    Sollen Sacheinlagen geleistet werden – also statt Geld bewegliche oder unbewegliche Sachen, z. B. Pkws oder Unternehmen – so bestehen zwei Besonderheiten:
    Zum einen muss die Sacheinlage immer in voller Höhe erbracht, zum anderen muss der Wert der Sacheinlage in einem Sachgründungsbericht nachgewiesen werden. Bei erheb­lichen Zweifeln, die auf eine nicht unwesentliche Überbewertung der Sacheinlage hin­deuten, kann das Amtsgericht zum Nachweis der Werthaltigkeit ein Sachverständigengut­achten verlangen, wodurch entsprechende Kosten entstehen. Insoweit kann eine Bargründung einfacher sein.

    Beispiele:
    (1) Im Falle einer Bargründung soll das Stammkapital 25.000,00 Euro betragen. Eingezahlt werden müssen mindestens 12.500,00 Euro. Dasselbe gilt bei einem Stammkapital von 50.000,00 Euro. Soll die Bargründung mit einem Stammkapital von 100.000,00 Euro er­folgen, müssen mindestens 25.000,00 Euro eingezahlt werden.

    (2) Das Stammkapital soll 25.000,00 Euro betragen; davon sollen 5.000,00 Euro auf eine Sachein­lage entfallen. Die Sacheinlage muss voll erbracht werden. Da von der Barein­lage (20.000,00 Euro) mindestens ein Viertel (= 5.000,00 Euro), insgesamt aber min­destens 12.500,00 Euro eingezahlt sein müssen, genügen hier als Einzahlung auf die Bareinlage nicht 5.000,00 Euro. Vielmehr müssen es 7.500,00 Euro sein, um zusammen mit der Sacheinlage 12.500,00 Euro zu erreichen.
    Werden in diesem Beispiel dagegen Sacheinlagen im Wert von 10.000,00 Euro einge­bracht, dann genügt ein Viertel der Bareinlage von 15.000,00 Euro = 3.750,00 Euro, um die erforderliche Mindesteinlage von 12.500,00 Euro zu erreichen, bzw. sie zu über­schreiten (10.000,00 Euro + 3.750,00 Euro = 13.750,00 Euro).
  • Änderung bei der Ein-Personen-GmbH
    Diese Regelungen gelten jetzt auch für Ein-Personen-GmbHs. Eine Sicherheit für den nicht eingezahlten Teil des Stammkapitals (beim Mindeststammkapital die Hälfte) muss bei der Gründung durch eine Person nicht mehr geleistet werden.

5.5 Betrag des Stammkapitals bei der UG (haftungsbeschränkt)
Das Stammkapital der UG (haftungsbeschränkt) muss mindestens einen Euro betragen. Es muss vor der Anmeldung in voller Höhe eingezahlt sein. Bei der UG (haftungs­beschränkt) gibt es nur die Gründung mit Geld. Sacheinlagen sind bei der Gründung einer UG (haftungs­beschränkt) nicht möglich.
Die UG (haftungsbeschränkt) hat jährlich eine gesetzliche Rücklage zu bilden.
Vom Jahresüberschuss wird der Verlustvortrag vom Vorjahr abgezogen. Von dem ver­bleibenden Überschuss wird dann ein Viertel in die Rücklage eingestellt. Diese Rücklage kann nur dazu verwandt werden, das Stammkapital zu erhöhen.
Sollte das Stammkapital der UG (haftungsbeschränkt) zusammen mit der gebildeten Rücklage dann einmal 25.000 Euro erreichen, kann sich die UG (haftungsbeschränkt) im Rahmen der Stammkapitalerhöhung aus diesen Gesellschaftsmitteln in eine GmbH ändern. Dabei kann das Unternehmen die Firma – bis auf den Rechtsformzusatz – bei­behalten.
Die UG (haftungsbeschränkt) kann jedoch auch die Rechtsform UG (haftungsbeschränkt) beibehalten. Ohne die Änderung in eine GmbH bleibt aber für die UG (haftungs­beschränkt) mit größerer Kapitalausstattung die Verpflichtung zur Bildung der gesetz­lichen Gewinnrücklagen bestehen.
Achtung bei Stammkapital 1 Euro 
Bei einem extrem geringen Stammkapital ist das Risiko, dass das Unternehmen sehr schnell überschuldet ist, sehr hoch. Dazu kommt dann das strafrechtliche Risiko bei einer Insolvenzverschleppung, sodass sehr schnell wieder eine persönliche Haftung droht, die durch die Gründung der UG (haftungsbeschränkt) gerade ausgeschlossen werden sollte.
5.6 Die Zahl und die Beträge der Geschäftsanteile, die von jedem Gesellschafter als Einlage übernommen werden
Der Vor- und Zuname, das Geburtsdatum und der Wohnort jedes Gesellschafters sind mit dem Nennbetrag seines oder seiner Geschäftsanteile einzeln aufzuführen. Die Nenn­beträge der Geschäftsanteile bei der GmbH und der UG (haftungsbeschränkt) müssen auf volle Euro lauten. Ein Gesellschafter kann auch mehrere Geschäftsanteile gleicher oder unterschiedlicher Höhe besitzen. Die Summe der Geschäftsanteile muss mit dem Stammkapital identisch sein.
5.7 Vertretungsregelung
In der Satzung muss festgelegt werden, wer die Gesellschaft nach außen vertritt und wie die Geschäftsführer die Gesellschaft üblicherweise vertreten dürfen. Die Geschäfts­führung muss z. B. die Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister vornehmen. Im notariellen Gründungsvertrag wird festgelegt, ob einer oder mehrere Geschäftsführer mit Allein- oder Gesamtgeschäftsführungsbefugnis bestellt werden.
  • Im Rahmen der Gründung der Gesellschaft müssen die Gesellschafter der GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) ihren oder ihre Geschäftsführer bestellen. Dies geschieht durch einen Beschluss. Der Beschluss für die Geschäftsführerbestellung bedarf der einfachen Mehrheit der Gesellschafter und kann privatschriftlich gefasst werden. Die Anmeldung zur Eintragung des Geschäftsführers in das Handelsregister bedarf der notariell be­glaubigten Unterschrift des oder der Geschäftsführer.
  • Zum Geschäftsführer kann jede natürliche Person bestellt werden. Zum Geschäftsführer kann sowohl ein außen stehender Dritter als auch ein Gesellschafter berufen werden. Auch Ausländer können grundsätzlich zum Geschäftsführer einer GmbH bestellt werden. Erfolgt die Geschäfts­führung von Deutschland aus, ist auf die erforderliche Aufenthalts­erlaubnis bzw. Arbeits­erlaubnis bzw. die Streichung des Gewerbesperrvermerks zu achten. Erfolgt sie vom Ausland aus, sind die jeweiligen ausländerrechtlichen Be­stimmungen und die problem­lose Einreisemöglichkeiten zu berücksichtigen. U. U. kann die Bestellung eines zusätz­lichen Geschäftsführers im Inland erforderlich werden.
  • Als Vertretungsorgan der GmbH haben die Geschäftsführer zahlreiche gesetzliche Pflichten sowie von der Rechtsprechung entwickelte Sorgfaltspflichten zu beachten. Bei vorwerfbaren Pflichtverletzungen trifft die Geschäftsführer ein persönliches Haftungs­risiko.
  • Die Geschäftsführer müssen schriftlich versichern, dass keine Umstände vorliegen, die ihrer Bestellung entgegenstehen (z. B. eine rechtskräftige Verurteilung wegen einer In­solvenzstraftat oder eine Gewerbeuntersagung) und dass sie über ihre unbeschränkte Auskunftspflicht gegenüber dem Gericht belehrt worden sind.
  • Weitere Ausschlussgründe für Geschäftsführer sind eine rechtskräftige Verurteilung
    • wegen Insolvenzverschleppung
    • wegen falscher Angaben nach § 82 GmbHG oder § 399 AktG
    • wegen unrichtiger Darstellung nach § 400 AktG, § 331 HGB, § 313 UmwG, § 17 PubG
    • Verurteilung nach §§ 263 bis 264a oder den §§ 265b bis 266a StGB wegen einer Betrugsstraftat.
Die entsprechenden Vorschriften können Sie unter Gesetze im Internet nach­lesen.
Verurteilungen im Ausland wegen Taten, die mit den oben genannten Taten vergleichbar sind, führen ebenfalls zum Ausschluss des Geschäftsführers! 

6. Wie haftet ein Geschäftsführer?

Dem Geschäftsführer obliegt die Leitung der Gesellschaft. Dazu hat er treuhänderisch fremde Vermögensinteressen und die Sorge für einen reibungslosen, effizienten und ge­winnorientierten Betriebsablauf wahrzunehmen. Dabei unterliegt der Geschäftsführer verschiedenen Haftungsrisiken. Um nur einige der Wichtigsten zu nennen:
  • Vertrauenshaftung und Haftung bei Vertretung
    Aus der besonderen Vertrauensstellung des Geschäftsführers kann eine Haftung gegenüber der Gesellschaft entstehen, z. B. bei Spekulationsgeschäften.
  • Haftung im Bereich Steuern / Buchführung
    Eine der wichtigsten Aufgaben des Geschäftsführers ist die ordnungsgemäße Buch­führung und Bilanzierung. Bei einer Pflichtverletzung in diesem Bereich muss der Ge­schäftsführer der Gesellschaft und den Gläubigern gegenüber persönlich haften und macht sich ggf. sogar strafbar. Stellt die GmbH Arbeitnehmer ein, übernimmt der Ge­schäftsführer die Aufgaben eines Arbeitgebers und muss monatlich Lohnsteuer- und Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben, sowie die Lohnsteuer für Rechnung des Arbeitnehmers einbehalten und an das Finanzamt abführen. Gleiches gilt für die Um­satzsteuer. Werden diese Pflichten verletzt, drohen dem Geschäftsführer sowohl eine vermögensrechtliche Haftung nach §§ 69 ff. AO als auch strafrechtliche Konsequenzen nach § 370 I oder § 378 I AO.
  • Haftung im Bereich des Sozialversicherungsrechts
    Auch Pflichten aus dem Sozialrecht treffen den Geschäftsführer. Die bei der GmbH beschäftigten Arbeitnehmer sind bei dem Krankenversicherungsträger anzumelden und die einbehaltenen Beiträge zur Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung bei der betreffenden Krankenkasse einzuzahlen. Der Geschäftsführer haftet persön­lich für einbehaltene und nicht abgeführte Arbeitnehmeranteile der Sozialver­sicherungsbeiträge und macht sich zudem strafbar.
  • Haftung in der Insolvenz
    Im Falle einer drohenden Insolvenz – also bei Überschuldung oder Zahlungsunfähig­keit der Gesellschaft – ist der Geschäftsführer verpflichtet, innerhalb von drei Wochen einen Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu stellen. Unterlässt er dies rechtzeitig, drohen strafrechtliche Konsequenzen nach § 84 I Nr. 2 GmbHG. Tätigt der Geschäftsführer nach Insolvenzreife des Unternehmens weiterhin Zahlungen, so haftet er der Gesellschaft für diese Zahlungen persönlich. Darüber hinaus ist ein Ver­stoß gegen die Betrugs- und Insolvenzstraftatbestände möglich.
  • Neu: vorverlagerte Haftung
    Die Haftung des Geschäftsführers wird nun vorverlagert bei Zahlungen an die Ge­sellschafter, soweit diese zur Zahlungsunfähigkeit der Gesellschaft führen mussten, es sei denn, dies war aus der Sicht eines sorgfältigen Geschäftsführers nicht erkenn­bar.

7. Was sind die ungefähren Gründungskosten?

Die Gründungskosten sind vom Stammkapital und Geschäftswert und davon abhängig, ob das kostengünstigere Gründungsprotokoll oder ein individueller Gesellschaftsvertrag verwendet werden. Soweit nach den Vorgaben bisher zu übersehen, fallen die Kosten wie folgt an:
7.1 Bei einem Stammkapital von 25.000 Euro und individuell gestaltetem Gesellschaftsver­trag ist mit folgenden Notar-Kosten zu rechnen:
Beurkundung des Gesellschaftsvertrages
168 Euro
Beurkundung der Geschäftsführerbestellung
168 Euro
Anmeldung zum Handelsregister und Beglaubigung ca.
42 Euro
Gesellschafterliste
13 Euro
Auslagen ca.
35 Euro
plus 19 % Mehrwertsteuer
Bei einer Ein-Personen-GmbH reduzieren sich die Kosten um 84 Euro.

7.2 Bei der Beurkundung einer 25.000 Euro GmbH mit dem Gründungsprotokoll fallen ca. 181 Euro weniger an, die übrigen Kosten bleiben gleich:
Beurkundung des Gründungsprotokolls
(incl. Gesellschafterliste und Geschäftsführerbestellung)
(bei der Ein-Personen-GmbH nur 84 Euro)
168 Euro
Anmeldung zum Handelsregister und Beglaubigung ca.
42 Euro
Auslagen ca.
35 Euro
plus 19 % Mehrwertsteuer

7.3 Bei der Gründung einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), bei der das Stammkapital 1 Euro betragen kann, ergeben sich unter Zugrundelegung eines Stammkapitals von 1 Euro und Verwendung des Gründungsprotokolls folgende Notarkosten:
Beurkundung des Gesellschaftsvertrages bei der Ein-Personen-UG (haftungsbeschränkt)
20 Euro
Beurkundung des Gesellschaftsvertrages bei der Mehr-Personen-UG (haftungsbeschränkt)
10 Euro
Anmeldung zum Handelsregister und Beglaubigung ca.
10 – 15 Euro
Auslagen ca.
35 Euro
plus 19 % Mehrwertsteuer
7.4 Ohne Gründungsprotokoll liegen die Kosten für die Gründung einer UG (haftungs­beschränkt) genauso hoch wie bei der GmbH ohne Gründungsprotokoll.
Die Gebühr für die Eintragung einer Gesellschaft ins Handelsregister beträgt 150 Euro. Falls mindestens eine Sacheinlage bei einer GmbH geleistet wird, beträgt die Gebühr 240,00 €. Hinzu kommen noch Kosten in Höhe von 1 Euro für die Veröffent­lichung der Eintragung im elektronischen Bundesanzeiger. Nicht in dieser Be­rechnung enthalten sind Kosten für weitere Unterstützung bei bestimmten Formulierungen durch den Notar und für die Inanspruchnahme von anwaltlichem Rat, etwa für die Erstellung eines Gesellschaftsvertrages. Insbesondere bezüglich der Er­stellung eines Gesellschaftsvertrages ist zu empfehlen, die Kosten­frage vorher anzu­sprechen, da die anfallenden Gebühren der freien Vereinbarung unterliegen.

8. Anmeldung zur Eintragung

Nach Einzahlung des Stammkapitals ist die Eintragung der Gesellschaft in das Handels­register durch den oder die Geschäftsführer anzumelden. Die Geschäftsführer müssen bei der Anmeldung der GmbH beim Handelsregister schriftlich versichern, dass keine Umstände (Ausschlussgründe - siehe oben) vorliegen, die ihrer Bestellung entgegen­stehen. Daneben ist auch zu erklären, ob die in der Satzung vereinbarten Leistungen auf die Stammeinlage bewirkt wurden und ob sich das Stammkapital endgültig in der freien Verfügung der Geschäftsführer befindet.
Es ist eine inländische Geschäftsanschrift im Handelsregister einzutragen. Ändert sich die inländische Geschäftsanschrift, so muss sie dem Handelsregister mitgeteilt und eingetragen werden, § 31 HGB. Sie ist mittels des elektronischen Handelsregisters für jedermann zugänglich. An die Vertreter der Gesell­schaft können an die im Handelsregister eingetragene inländische Geschäftsanschrift Willenserklärungen abgegeben und Schriftstücke für die Gesellschaft zugestellt werden, § 35 Abs. 2 GmbHG. Die inländische Geschäftsanschrift ist besonders wichtig, weil über sie unter erleichterten Voraussetzungen eine öffentliche Zustellung gem. § 185 Nr. 2 ZPO i.V.m. § 15a HGB an die Gesellschaft erfolgen kann, soweit sie anderweitig nicht er­reichbar ist. Das Amtsgericht, in dessen Bezirk sich die inländische Geschäftsanschrift der Gesellschaft befindet, kann dann die öffentliche Zustellung durchführen, § 15a HGB. Hierüber könnten beispielsweise auch Gerichtsurteile und andere behördliche Ent­scheidungen wirksam an die Gesellschaft zugestellt werden. Es ist deshalb wichtig, die inländische Geschäftsanschrift immer aktuell zu halten.

9. Wirkung der Eintragung

Zu beachten ist, dass die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt) erst mit der Ein­tragung in das Handelsregister entstehen. Bis zur Eintragung in das Handelsregister sind zwei Phasen zu unterscheiden, nämlich die Phase der Vor­gründungsgesellschaft und die der Vorgesellschaft (auch bezeichnet als Vor-GmbH, GmbH in Gründung oder GmbH i. Gr.).
Eine Vorgründungsgesellschaft liegt vor, wenn rechtsverbindliche Vereinbarungen der Gründer mit dem Ziel, einen GmbH-Vertrag oder eine UG (haftungsbeschränkt)-Satzung miteinander abzuschließen, bestehen. Eine Vor­gründungsgesellschaft ist rechtlich als Gesellschaft bürgerlichen Rechts zu qualifizieren. Deshalb besteht in dieser Phase auch ein persönliches Haftungsrisiko für Verbindlichkeiten, die für die erst noch zu gründende Gesellschaft eingegangen wurden. Eine Haftungsfreistel­lung müsste ausdrücklich mit den Vertragspartnern vereinbart werden.
Von einer Vor-GmbH spricht man, wenn der GmbH-Vertrag notariell beurkundet wurde (siehe Ziff. 8.). Die Vor-GmbH ist gesetzlich nicht geregelt, aber durch die Recht­sprechung als Gesellschaft eigener Art anerkannt. Die Vor-GmbH kann Trägerin von Rechten und Pflichten sein. So ist die Vor-GmbH beispielsweise namens- und firmen­fähig. Daher darf die Vor-GmbH schon vor der Eintragung in das Handelsregister unter ihrer Firma auftreten. Al­lerdings muss sie dann den Zusatz "in Gründung" oder "i. Gr." führen, da sonst ein unzulässi­ger Firmengebrauch vorliegen würde. Die vor der Ein­tragung der GmbH handelnden Perso­nen haften persönlich und gesamtschuldnerisch. Diese Handelndenhaftung endet mit der Eintragung im Handelsregister. Unabhängig davon haften auch die Gesellschafter für Ver­bindlichkeiten der Vor-GmbH.

10. IHK-Tipps

10.1 Geschäftsbriefe
Die Geschäftsbriefe der GmbH müssen bestimmte Angaben enthalten. So müssen neben der Firma der GmbH, Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handels­register einge­tragen ist, sowie alle Geschäftsführer mit Vor- und Familiennamen auf den Geschäftsbriefen aufgeführt werden. Sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat bildet und dieser einen Vorsit­zenden hat, kommt noch wenigstens ein voll ausgeschriebener Vorname und der Familien­name des Aufsichtsratsvorsitzenden hinzu. Diese Angaben müssen auch in E-Mail-Signaturen gemacht werden. Einen Musterbriefbogen sowie eine Mustersignatur finden Sie am Ende dieses Merkblatts. Bei Zweifeln können Sie Ihre Ent­würfe vor Drucklegung gerne an Ihre IHK zur kostenlosen Prüfung schicken. Mit dem Druck der Geschäftsbriefe sollte bis zur Handelsregistereintragung abgewartet wer­den, da vielfach zuvor die Zulässigkeit des Firmennamens noch nicht feststeht und im Übri­gen die Handelsregisternummer, die aus den Geschäftsbriefen hervorgehen muss, noch nicht bekannt ist.
10.2 Firmenbriefkasten
Die zügige Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister wird oftmals unnötig ver­zögert, weil sie für das Registergericht unter der angegebenen Geschäftsadresse postalisch nicht erreichbar ist. Deshalb empfehlen wir eine deutliche Beschriftung des Briefkastens mit dem Firmen­namen, der vor der Handelsregistereintragung um den Zu­satz „in Gründung“ bzw. mit der Abkürzung „i. Gr.“ zu ergänzen ist.
10.3 Kostenvorschuss
Eintragungen mit konstitutiver Wirkung erfolgen nur gegen einen Kostenvorschuss. Gemeint sind die Fälle, in denen mit der Eintragung ein Recht entsteht, beispielsweise entsteht eine Kapitalgesellschaft erst im Augenblick ihrer Eintragung im Handelsregister. Soll die Eintragung schnell erfolgen, sollte der Vorschuss nicht an die Landesoberkasse überwiesen werden. Das Registergericht muss nämlich die Mitteilung der Zahlung durch die Landesoberkasse abwarten - das dauert mindestens eine Woche. Das Verfahren kann deshalb deutlich beschleunigt werden, wenn der Notar gegenüber dem Register­gericht für die Übernahme der Kosten einsteht (sog. Kostenübernahmeerklärung). Der Vorschuss kann auch persönlich bei der Gerichtszahlstelle des Amtsgerichts Stuttgart eingezahlt und die Gebührenquittung unmittelbar bei der Publikumseinsicht des Registergerichts abgegeben werden. 
10.4 Vollmacht für Notarangestellte
Trotz sorgfältiger Planung kann es immer wieder vorkommen, dass nachträgliche Korrekturen an der Firma oder Ergänzungen des Unternehmensgegenstandes notwendig werden. Um zu vermeiden, dass alle Gesellschafter sich erneut zu einem Notartermin einfinden müssen, hat es sich bewährt, den Angestellten des Notars entsprechende Vollmacht zu erteilen, damit z. B. Gesellschaftern aus dem Ausland eine erneute Anreise erspart wird.
10.5 Prüfung von Firma und Unternehmensgegenstand durch die IHK
Um Ihre Anfrage zur Zulässigkeit von Firma und Unternehmensgegenstand möglichst schnell beantworten zu können, bitten wir Sie, uns neben der gewünschten Firma und dem geplanten Unternehmensgegenstand auch den Sitz der Gesellschaft mitzuteilen. Zumindest wenn die Firma den Namen eines Nichtgesellschafters führen soll (Allein­gesellschafter ist Thomas Müller, während die Firma Mayer GmbH heißen soll) benötigen wir auch die Namen bzw. Firmen der Gesellschafter. In Zweifelsfällen besteht die Möglichkeit, dass Sie von der IHK eine vorsorgliche Stellungnahme für das Register­gericht erhalten, die Sie dann über Ihren Notar gemeinsam mit der Anmeldung zum Handelsregister beim Gericht einreichen können. Wenn das Gericht die Auffassung der IHK zur Zulässigkeit der Firma bzw. des Unternehmensgegenstandes teilt, wird es von einer ansonsten in Zweifelsfällen möglichen Einholung eines Gutachtens der IHK ab­sehen.
10.6 Lesetipps
Die nachfolgenden Bücher basieren teils noch auf dem Rechtsstand bis zum 31.10.2008. Dennoch geben sie einen guten Überblick über die GmbH und insbesondere über Haftungsgefahren für GmbH-Geschäftsführer.
Buchtipps:
  • Waldner/Wölfel: „So gründe und führe ich eine GmbH“, Beck-Rechtsberater/Deutscher Taschenbuch Verlag, ISBN 978-3-423-05278-8, 10,90 € (kurz und gut verständlich)
  • Muschalle/Schultze: „Die Haftung des Geschäftsführers“, Schäffer-Poeschel Verlag, ISBN-13: 978-3-7910-2474-5 und ISBN-10: 3-7910-2474-4, 44,95 € (schon ausführlicher, aber auch gut verständlich)
  • Brandmüller: „Der GmbH-Geschäftsführer“, Stollfuß Verlag, ISBN 3-08-315817-3, 40,80 € (sehr ausführlich, auf hohem Niveau)