01.01.2019

Steuerfalle bei Geschäftsessen: Hinweise zu Beleganforderungen

Wer kennt die Situation nicht: Vertragsverhandlungen werden unterbrochen und beim Mittagessen im benachbarten Restaurant fortgeführt. Abhängig vom Standard des gewählten Lokals und Anzahl der Personen sind Rechnungen von 200 bis 300 Euro schnell erreicht. Damit das Essen auch steuerlich bleibt, was es ist – ein Arbeitsessen – und nicht zum Privatvergnügen wird, müssen Unternehmen die Standards verschiedener Rechtsvorschriften beachten.
So sind zum einen die Anforderungen zu beachten, die für den Gewinn mindernden Betriebsausgaben erforderlich sind zum anderen die Vorschriften, die für den Vorsteuerabzug aus der Rechnung gelten. Dabei gilt, dass für den Betriebsausgabenabzug alle Angaben erforderlich, die umsatzsteuerliche Pflichtangaben für die Rechnung sind. Doch selbst wenn alle Angaben korrekt sind, bleiben dennoch 30 Prozent des Rechnungsbetrags ertragsteuerlich sogenanntes Privatvergnügen. Der Betriebsausgabenabzug ist auf 70 Prozent der Rechnungssumme begrenzt. Anders ist dies beim Vorsteuerabzug: Dieser besteht, sofern alle Formalien stimmen, zu 100 Prozent.
Was ist zu tun, damit Bewirtungskosten geltend gemacht werden können?
Bei Bewirtungen in Gaststätten hat der Steuerpflichtige einen besonderen Belegnachweis zu erstellen. Der Nachweis kann auf einem Vordruck erfolgen, der häufig bereits auf der Rückseite der Gaststättenrechnungen aufgedruckt ist. Möglich ist der Nachweis auch auf einem gesonderten Dokument, das mit der Rechnung zusammengeführt wird – zum Beispiel durch Aneinanderheften. Der Belegnachweis muss folgende Angaben enthalten:
  • Betrieblicher Anlass der Bewirtung (Hinweis: möglichst genau, allgemeine Angaben wie Arbeitsgespräch, Infogespräch, Hintergrundgespräch genügen nicht)
  • Namen der bewirteten Personen
  • Unterschrift des Bewirtenden, also des Gastgebers
Diesem (selbst erstellten) Nachweis ist die außerdem die korrekte Rechnung der Gaststätte beizufügen. Unabhängig von der Größe des Restaurants ist es dabei manchmal schwieriger als erwartet, den korrekten Beleg zu bekommen. Handschriftliche Rechnungen oder Quittungen genügen in keinem Fall. Eine vom Finanzamt zu akzeptierende Rechnung muss stets maschinell erstellt und mit einer Registriernummer (zugleich Rechnungsnummer) versehen sein.
Weiter muss sie folgende Angaben enthalten:
  • Name und Anschrift der Gaststätte
  • Tag der Bewirtung (wichtig: maschinell eingedruckt)
  • Genaue Bezeichnung der verzehrten Artikel (wie Menü 1, Tagesgericht 2, Lunch-Buffet etc. Allgemeine Angaben wie Speisen und Getränke genügen nicht.)
  • Rechnungsbetrag in einer Summe inklusive Mehrwertsteuer sowie anzuwendender Steuersatz (für Beträge über 250 Euro siehe die im Folgenden genannten gesonderten Angaben zum Steuerausweis)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung (auch wenn identisch mit Bewirtungsdatum)
Bei Beträgen von über 250 Euro muss zusätzlich enthalten sein:
  • Name und Anschrift des Bewirtenden, das heißt des Gastgebers
  • Gesonderter Ausweis von Rechnungsbetrag in Euro – aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag
  • Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte
Hinweis: Die Grenze für sogenannte Kleinbetragsrechnungen wurde im laufenden Jahr durch das Bürokratieentlastungsgesetz II rückwirkend zum 1. Januar 2017 von 150 Euro auf 250 Euro erhöht.
Auch Trinkgelder können geltend gemacht werden. Da diese nicht kassenmäßig ausgewiesen werden, sollten diese direkt auf der Rechnung vermerkt und vom Empfänger abgezeichnet werden. Dies ist in der Regel möglich.
Zusätzlich zu diesen Formalitäten gilt für alle Bewirtungen, dass die entsprechenden Aufwendungen zeitnah, einzeln und gesondert von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind.
Die folgende Tabelle fasst die erforderlichen Angaben nach Rechnungshöhe und dem Grund ihrer Angabe zusammen:
Angabe
Rechnung
</= 250
Rechnung
> 250
Erforderlich 
für
Betriebsaus-
gabenabzug
Erforderlich
für
Vorsteuer-
abzug
Name und Anschrift der Gaststätte
+
+
+
+
Tag der Bewirtung
+
+
+
-  </= 250
+  > 250
Genaue Bezeichnung der verzehrten Artikel
+
+
+
+
Rechnungs-betrag
inkl. MwSt sowie anzuwendender Steuersatz
+
-
+
+
Aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
sowie gesonderter Ausweis von MwSt-Satz und -betrag
-
+
+
+
Ausstellungsdatum der Rechnung
+
+
+
+
Anlass der Bewirtung
+
+
+
-
Namen der bewirteten Personen
+
+
+
-
Unterschrift des Bewirtenden
+
+
+
-
Registriernummer (zugleich Rechnungsnummer)
+
+
+
-  </= 250
+  > 250
Steuernummer oder USt-IdNr.
-
+
+
+
Name des Bewirtenden
-
+
+
+
Anschrift des Bewirtenden
-
+
+
+