01.01.2020

Die steuerliche Behandlung von Geschenken und Incentives

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – Eine Lebensweisheit, auf die auch in der Unternehmenspraxis oft zurückgegriffen wird, beispielsweise wenn man bei Geschäftspartnern für etwaige spätere Aufträge in Erinnerung bleiben oder sich für die gute Zusammenarbeit bedanken möchte. Ebenso bedanken sich Arbeitgeber bei ihren Angestellten für gute Leistungen gerne mit einer Kleinigkeit oder sie machen ein Geschenk zum Geburtstag.

Geschenke sind in steuerlicher Hinsicht ein komplexes Thema – einerseits auf Seiten des Zuwendenden, für den sich die Frage stellt, ob und in welcher Höhe er die entstandenen Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen kann; andererseits auf Seiten der Zuwendungsempfängers, der die Sachzuwendung möglicherweise als Einnahme beziehungsweise geldwerten Vorteil versteuern muss.

Bei der steuerlichen Beurteilung ist zwischen Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde beziehungsweise sonstigen Nichtarbeitnehmern und den Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer zu unterscheiden.

1. Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde beziehungsweise Nichtarbeitnehmer

1.1 auf der Seite des Zuwendenden

1.1.1 Betriebsausgabenabzug
Für den Zuwendenden ist es insbesondere interessant, ob die Kosten für die Sachzuwendung als Betriebsausgabe steuermindernd berücksichtigt werden.
So werden Ausgaben für Geschenke an Geschäftsfreunde nur unter folgenden Voraussetzungen als Betriebsausgabe anerkannt:
  1. Betriebliche Veranlassung
    Nur Zuwendungen an Dritte, für die es eine betriebliche Veranlassung gibt, können als Betriebsausgabe angesetzt werden. Nicht erforderlich ist hingegen, dass ein Geschenk als Werbeträger gekennzeichnet sein muss. Es können daher auch Geldgeschenke und Geschenkgutscheine verschenkt werden.
  2. Gesetzlicher Höchstbetrag von 35 Euro
    Aufwendungen für betrieblich veranlasste Geschenke an Geschäftsfreunde, Kunden und weitere nicht eigene Arbeitnehmer können nur bis zur Höhe von zusammengerechnet 35 Euro pro Empfänger und Kalenderjahr steuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Zu den Kosten eines Geschenks zählen dabei auch die Kosten einer Kennzeichnung des Geschenks als Werbeträger sowie die Umsatzsteuer, sofern das schenkende Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Hingegen werden echte Verpackungs- und Versandkosten nicht angesetzt. Liegen die Aufwendungen für die Geschenke darüber, scheitert der Betriebsausgabenabzug völlig, da es sich bei der 35-Euro-Grenze nicht um einen Freibetrag sondern um eine Freigrenze handelt. Allerdings ist nach Ansicht der Finanzverwaltung bei der Prüfung der 35-Euro-Freigrenze aus Vereinfachungsgründen allein auf den Betrag der Zuwendung abzustellen. Übernimmt der Zuwendende für den Beschenkten die Versteuerung als Einnahme, ist die übernommene Steuer also nicht mit einzubeziehen.
    Hinweis: Die 35-Euro-Grenze findet bei Gegenständen, die ausschließlich beruflich und nicht privat genutzt werden können, keine Anwendung. So darf zum Beispiel ein Arztkoffer für einen Arzt oder ein Spezialwerkzeug für einen Handwerker auch dann steuermindernd abgezogen werden, wenn die Aufwendungen die 35-Euro-Grenze überschreiten.
  3. Richtige Aufzeichnung
    Die Aufwendungen für Geschenke werden nur dann als Betriebsausgabe anerkannt, wenn sie einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben zeitnah aufgezeichnet werden. Dies bedeutet die Aufzeichnung auf einem besonderen Konto oder in einer besonderen Spalte der Buchführung. Die Belegablage allein genügt hingegen nach der Rechtsprechung nicht. Gleichzeitig muss der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen sein. Letzteres ist lediglich entbehrlich, wenn im Hinblick auf die Art des Geschenks wie bei Taschenkalendern, Kugelschreibern und wegen des geringen Werts des einzelnen Geschenks die Vermutung besteht, dass die Freigrenze bei dem einzelnen Empfänger im Wirtschaftsjahr nicht überschritten wird.
Nur wenn die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind, sind die Aufwendungen für ein Geschenk als Betriebsausgabe abzugsfähig.
Abschließend ist zu beachten, dass die beschriebenen strengen Voraussetzungen nur gelten, wenn es sich bei einer Ausgabe überhaupt um ein Geschenk im steuerlichen Sinne handelt. Keine Geschenke sind beispielsweise Preise anlässlich eines Preisausschreibens, sodass hier auch Preise mit einem höheren Wert als 35 Euro vergeben werden können. Ebenfalls in vollem Umfang als Betriebsausgaben abzugsfähig sind betrieblich veranlasste Sachzuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden.
Der Zuwendende hat aber oftmals nicht nur seinen Betriebsausgabenabzug im Blick. Vielmehr ist es für ihn auch wichtig, ob der Beschenkte durch die Zuwendung steuerlich belastet sein kann. Übersteigt der Wert des Geschenks die 35-Euro-Grenze nicht, so gibt es hier regelmäßig keine Probleme. Damit bei teureren Geschenken über 35 Euro der Geschäftsfreund nicht in die unangenehme Situation kommt, das Geschenk versteuern zu müssen, kann der Zuwendende die Steuer des Empfängers durch eine pauschale Einkommensteuer übernehmen. Im Detail gilt:
1.1.2 Pauschalierungsmöglichkeit, mit der der Zuwendende die Einkommensteuer des Beschenkten pauschal übernehmen kann
In § 37b Einkommensteuergesetz (EStG) ist die freiwillige Möglichkeit einer gesetzlich abgesicherten Pauschalierung mit einem Pauschalsteuersatz von 30 Prozent (+ Solidaritätszuschlag + Kirchensteuer) durch den Zuwendenden geregelt
Die Pauschalierung nach § 37b Absatz 1 EStG findet hiernach Anwendung auf Geschenke aber auch auf Sachzuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin erbrachten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden. Damit werden sämtliche Sachzuwendungen von der Pauschalierungsmöglichkeit erfasst, unabhängig davon, ob der Zuwendende die Geschenkaufwendung nach den oben dargestellten Grundsätzen als Betriebsausgabe abziehen darf. Die Übernahme der Pauschalsteuer ist aus Sicht des pauschalierenden Steuerpflichtigen Teil der Zuwendung an den Zuwendungsempfänger. Die Pauschalsteuer ist folglich als Betriebsausgabe nur dann abziehbar, wenn der Schenker die Sachzuwendung in vollem Umfang nach den oben genannten Grundsätzen (insbesondere unter Berücksichtigung der 35-Euro-Grenze) als Betriebsausgabe abziehen kann.
Von § 37b EStG werden nur solche Zuwendungen erfasst, die betrieblich veranlasst sind und die beim Empfänger dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. § 37b EStG begründet keine eigenständige Einkunftsart und erweitert nicht den einkommensteuerrechtlichen Lohnbegriff, sondern stellt lediglich eine besondere pauschalierende Erhebungsform der Einkommensteuer zur Wahl.
Als Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung wird auf die tatsächlichen Kosten des Zuwendenden einschließlich Umsatzsteuer abgestellt.
In die Bemessungsgrundlage nach § 37b Absatz 1 und 2 EStG sind alle Zuwendungen einzubeziehen, die beim Empfänger dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. Demzufolge sind Zuwendungen an beschränkt und unbeschränkt steuerpflichtige Empfänger auszuscheiden, die nach den Bestimmungen eines Doppelbesteuerungsabkommens oder des Auslandstätigkeitserlasses nicht der inländischen Besteuerung unterliegen oder die dem Empfänger nicht im Rahmen einer Einkunftsart zufließen. Für Zuwendungen, die nicht in die Bemessungsgrundlage des § 37b EStG einzubeziehen sind, hat der Zuwendende neben den für den Betriebsausgabenabzug bestehenden Aufzeichnungspflichten zusätzlich durch geeignete Aufzeichnungen darzulegen, dass diese Zuwendungen beim Empfänger nicht steuerbar und steuerpflichtig sind. Die Empfänger der Zuwendungen müssen auf Verlangen der Finanzbehörde genau benannt werden können.
Die Pauschalierung kann nicht angewandt werden, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr insgesamt den Bruttobetrag von 10.000 Euro übersteigen oder wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung den Betrag von 10.000 Euro übersteigen.
Beispiel:
Erhält ein Geschäftsfreund drei Zuwendungen von je 4.000 Euro, ist die Pauschalierung nicht nur auf die ersten beiden Zuwendungen anwendbar, sondern auch die Hälfte der Aufwendungen für die dritte Zuwendung muss in die Pauschalbesteuerung einbezogen werden. Erhält ein Geschäftsfreund jedoch eine Zuwendung im Wert von 12.000 Euro, ist die Pauschalierung auf diese Zuwendung insgesamt nicht anwendbar.
Bei bestimmten Geschenken, wie beispielsweise einer Eintrittskarte für eine VIP-Loge im Rahmen eines Sportereignisses kann die Bemessungsgrundlage von den Kosten der Eintrittskarte abweichen, da diese neben einem Geschenkanteil auch noch einen (von der Pauschalversteuerung ausgenommenen) Sponsoringanteil und Bewirtungsanteil verfügt. Zur Aufteilung der Gesamtaufwendungen gilt eine Vereinfachungsregel für die Berechnung des Geschenkanteils. Nur der danach pauschal ermittelte Geschenkanteil ist der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG zugrunde zu legen.
Wichtig ist, dass das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung der Einkommensteuer einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gegenüber Dritten gewährten Zuwendungen auszuüben ist. Dies verlangt eine einheitliche Handhabung für alle betrieblich veranlassten Zuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden, aber auch für alle Geschenke unterhalb der 35-Euro-Freigrenze. Lediglich Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zehn Euro nicht übersteigen, sind nach Auffassung der Finanzverwaltung als Streuwerbeartikel anzusehen und fallen daher nicht in den Anwendungsbereich der Vorschrift. Gleiches gilt für die Teilnahme an geschäftlich veranlassten Bewirtungen.
Trotz der gebotenen Einheitlichkeit der Wahlrechtsausübung ist es allerdings möglich, die Pauschalierung nur gegenüber Dritten, nicht aber gegenüber Arbeitnehmern anzuwenden oder umgekehrt. Die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalierung kann auch im laufenden Wirtschaftsjahr, spätestens in der letzten Lohnsteueranmeldung des Wirtschaftsjahres der Zuwendung getroffen werden. Macht der Schenker von der Pauschalierung Gebrauch, ist er verpflichtet, den Beschenkten hierüber zu unterrichten.
Die Frage, wie hinsichtlich der zu entrichtenden Kirchensteuer zu verfahren ist, regelt ein Erlass der obersten Finanzbehörden der Länder vom 28. Dezember 2006 (BStBl. I 2007, Seite 76).
Wichtig: Gemäß § 37b EStG pauschal besteuerte Sachleistungen an Arbeitnehmer von Geschäftsfreunden sind auch von der Beitragspflicht zur Sozialversicherung freigestellt, soweit die Arbeitnehmer nicht Arbeitnehmer eines mit dem Zuwendenden verbundenen Unternehmens sind.

1.2 auf der Seite des Zuwendungsempfängers

Oberhalb der Zehn-Euro-Grenze sind die Zuwendungen grundsätzlich als geldwerte Vorteile zu versteuern. Eine Ausnahme hiervon gilt, wenn der Schenker von der Möglichkeit der Pauschalbesteuerung Gebrauch gemacht hat (vergleiche 1.a.ab). Durch die Pauschalversteuerung wird der Zuwendungsempfänger aus der Steuerschuldnerschaft entlassen. Dies gilt auch, soweit der Zuwendungsempfänger körperschaftsteuerpflichtig ist.

2. Sachzuwendungen an Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber kann für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer die pauschale Einkommensteuer übernehmen. Es gilt danach Folgendes:

2.1 Auf der Seite des Zuwendenden (Arbeitgeber)

Betrieblich veranlasste Sachzuwendungen an Arbeitnehmer sind stets als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Mit Blick auf die lohnsteuerliche Belastung des Arbeitnehmers, die für Sachbezüge oberhalb der 44-Euro-Freigrenze anfällt (s. hierzu unten), besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit der Steuerübernahme durch individuelle Besteuerung. Er kann außerdem die Sachzuwendungen mit einem Pauschalsteuersatz von 30 Prozent (+ Solidaritätszuschlag + Kirchensteuer) versteuern (§ 37b Absatz 2 EStG). Die pauschale Einkommensteuer gilt als Lohnsteuer und ist von dem die Sachzuwendung gewährenden Arbeitgeber in der Lohnsteueranmeldung anzugeben und an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Die Pauschalierung ist allerdings nur in den Fällen zugelassen, in denen die Sachzuwendungen zusätzlich zu dem zwischen den Beteiligten ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Die eventuell steuergünstige Umwandlung von regulär zu besteuerndem Arbeitslohn in pauschal zu besteuernde Sachzuwendungen wird damit ausgeschlossen. Gleiches gilt für einen Gehaltsverzicht. Bestegenauuerungsgrundlage sind Zuwendungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn bis zu einem Höchstbetrag von 10.000 Euro pro Kalenderjahr erbracht werden. Bei bestimmten Zuwendungen, wie beispielsweise einer Eintrittskarte für eine VIP-Loge im Rahmen eines Sportereignisses kann die Bemessungsgrundlage von den Kosten der Eintrittskarte abweichen, da diese neben einem Geschenkanteil auch noch über einen (von der Pauschalversteuerung ausgenommenen) Sponsoringanteil und Bewirtungsanteil verfügt. Nur der pauschal ermittelte Geschenkanteil ist der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG zugrunde zu legen.
Wichtig ist, dass das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung der Einkommensteuer einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gegenüber Arbeitnehmern gewährten Zuwendungen auszuüben ist. Allerdings werden steuerfreie Sachbezüge innerhalb der 44-Euro-Freigrenze hier nicht miteinbezogen. Ebenso sind Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- und Herstellungskosten zehn Euro nicht übersteigen sowie die Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung nicht in den Anwendungsbereich der Pauschalierung einzubeziehen. Auch Zuwendungen, die als bloße Aufmerksamkeiten anzusehen sind, sind nicht in die Pauschalierung einzubeziehen, soweit deren jeweiliger Wert 60 Euro nicht übersteigt.
Die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalierung ist spätestens bis zu dem für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung geltenden Termin (28. Februar des Folgejahres) zu treffen. Dies geht auch noch durch Änderung einer nicht bestandskräftigen Lohnsteueranmeldung und somit auch noch im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung.
Da die Übernahme der Pauschalsteuer aus Sicht des pauschalierenden Zuwendenden Teil der Zuwendung an den Zuwendungsempfänger ist, ist die Pauschalsteuer bei Zuwendungen an Arbeitnehmer des Schenkers stets als Betriebsausgabe abziehbar.
Hinweis: Zuwendungen, die ein Arbeitnehmer von einem Dritten erhalten hat, können nicht von seinem Arbeitgeber nach § 37b EStG pauschal besteuert werden. Die Pauschalierung kann nur der Zuwendende selbst vornehmen. Macht er von dieser Möglichkeit nicht Gebrauch, ist der Arbeitgeber für diesen sogenannte Lohn von Dritter Seite zum Lohnsteuerabzug verpflichtet.
Wichtig: Die Pauschalversteuerung führt nicht zur Sozialversicherungsfreiheit der Zuwendung. Zwar sind nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung gemäß § 37b EStG pauschal besteuerte Sachleistungen an Arbeitnehmer von Geschäftsfreunden von der Beitragspflicht zur Sozialversicherung freigestellt. Diese umfasst jedoch keine Freistellung von der Beitragspflicht zur Sozialversicherung bei Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer sowie an Arbeitnehmer eines Unternehmens, das mit dem zuwendenden Unternehmen innerhalb eines Konzerns verbunden ist.

2.2 auf der Seite des Zuwendungsempfängers (Arbeitnehmer)

Zuwendungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer sind prinzipiell wie Barlohnzahlungen zu versteuern. Hat der Schenker die Pauschalversteuerung nach den oben dargestellten Grundsätzen gewählt, wird der Zuwendungsempfänger allerdings aus der Steuerschuldnerschaft entlassen, nicht jedoch aus der Sozialversicherungspflicht.
Ausnahmsweise sind die Zuwendungen bis zu einer Freigrenze von 44 Euro monatlich beim Empfänger überhaupt nicht steuer- und sozialversicherungspflichtig, wenn es sich um einen sogenannten Sachbezug handelt. Während bei der steuerlichen Beurteilung von Geschenken an Nichtarbeitnehmer nicht danach unterschieden wird, ob es sich um eine Sachzuwendung, ein Geldgeschenk oder einen Geldgutschein handelt, muss bei Geschenken an Arbeitnehmer folglich beachtet werden, dass von der Steuerfreiheit ausdrücklich nur Sachbezüge erfasst werden. Geldgeschenke fallen hierunter grundsätzlich nicht. Bei Geschenkgutscheinen kommt es darauf an,  dass sie auschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Daher können reine Geldkarten, die als Geldsurrogat im Rahmen unabhängiger Systeme des unbaren Zahlungsverkehrs eingesetzt werden, kein Sachlohn sein.
Hinweis: Die Abgrenzung zwischen Sach- und Barlohn ist seit 1.1.2020 in § 8 Abs.1 EStG neu geregelt. Die gesetzliche Änderung hat das Ziel, bestimmte zweckgebundene Gutscheine und Geldkarten, die nicht als Zahlungsdienste gelten, als Sachbezug zu definieren und durch die 44-Euro-Freigrenze zu begünstigen. Darunter fallen regelmäßig "Closed-Loop-Karten" (z. B. aufladbare Geschenkkarten für den Einzelhandel), die dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins zu beziehen, und "Controlled-Loop-Karten" z. B. „City-Cards“), die nicht nur beim Aussteller, sondern bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen eingesetzt werden können.  Wichtig ist außerdem, dass Gutscheine und Geldkarten nur dann unter die 44-Euro-Freigrenze fallen, wenn sie vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Der steuerliche Vorteil des Sachbezugs von Gutscheinen soll damit insbesondere im Rahmen von Gehaltsumwandlungen ausgeschlossen werden.
Hinweis: Sogenannte Aufmerksamkeiten und Leistungen, die überwiegend durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst sind, unterliegen ohnehin grundsätzlich nicht der Steuer. Als Aufmerksamkeiten gelten Zuwendungen des Arbeitgebers, die nach ihre  Art und nach ihrem Wert Geschenken entsprechen und die im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden. Dies sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 Euro, zum Beispiel Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger, die dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden.

3. Fazit

Letztlich hat der Zuwendende nach den aktuellen Regelungen ein Wahlrecht, ob er die Zuwendungen überhaupt nicht, individuell (bei Arbeitnehmern) oder pauschal versteuern will. Zur Vermeidung von missbräuchlicher Gestaltung soll der zuwendende Steuerpflichtige sein Wahlrecht zur Pauschalierung für alle Zuwendungen eines Wirtschaftsjahres innerhalb der jeweiligen Gruppe jedoch nur einheitlich ausüben können. Das Wahlrecht wird durch die Anmeldung der Pauschalsteuer ausgeübt und kann nicht widerrufen werden.
Die ausführlichen Details zur Anwendung der Pauschalbesteuerung hat das Bundesfinanzministerium in einem Erlass vom 19. Mai 2015 geregelt.