Service & Infos | 20.10.2021

Hinweisgeberschutz

Auf sämtliche mittelständische Unternehmen ab 50 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen kommen neue Pflichten aus dem Bereich Compliance zu. Am 17. Dezember 2021 tritt die EU Whistleblower-Richtlinie in Kraft und wird einen signifikanten Teil der IHK-Mitgliedsunternehmen branchenübergreifend betreffen. Dr. Maximilian Degenhart stand als Interviewpartner zur Verfügung.

Was ist der Kern der neuen Whistleblower-Richtlinie?

Die vier wichtigsten Regelungen: Erstens sind sämtliche Unternehmen ab 50 Mitarbeitern (auch Minijobber, Teilzeitkräfte, Auszubildende und arbeitnehmerähnliche Personen) betroffen. Diese sollen zweitens interne Hinweisgebersysteme einrichten, denn ab Dezember 2021 dürfen drittens Arbeitnehmer Regelverstöße anonym an das eigene Unternehmen oder Behörden melden, wobei ihnen ein umfassender Schutz zuteilwird. Viertens müssen auch Behörden Meldestellen einrichten, an die sich Hinweisgeber – auch zuerst – wenden dürfen.

Ab wann gelten die neuen Regelungen?

Die Richtlinie tritt am 17. Dezember 2021 in Kraft und muss bis dahin in nationales Recht umgesetzt werden. Aufgrund der uneingeschränkten, hinreichend klaren und eindeutigen Formulierung ist jedoch auch ohne Umsetzung von einer unmittelbaren Wirkung der Richtlinie auszugehen.

Wie erfolgt eine Meldung eines Hinweises?

Der Hinweisgeber hat die Wahl, ob er auf der ersten Stufe die Meldung über ein internes Hinweisgebersystem an das Unternehmen abgibt oder ob er sich an einen behördlichen, externen Meldekanal wendet. Letztere werden bereits jetzt live geschaltet, wie zuletzt das Bundesland Baden-Württemberg demonstrierte, als es ein digitales & anonymes Hinweisgeberportal freischaltete. Über dieses können Bürger und Bürgerinnen bereits jetzt sicher und anonym Verstöße gegen Straf- und Steuergesetze melden.

Was bedeutet ein Hinweisgebersystem einzurichten?

Betroffene Unternehmen sollten ein Hinweisgebersystem bereitstellen und betreiben. Entscheidend ist, dass das Hinweisgebersystem den Hinweisgeber schützt und die Möglichkeit zulässt, mit dem Hinweisgeber anonym zu kommunizieren. Dies stellt gerade für mittelständische Unternehmen eine Herausforderung dar, soweit keine eigene Rechts- oder gar Compliance-Abteilung besteht. Zudem muss im Unternehmen eine geeignete Person vorhanden sein, welche als unparteiische Person für die Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise zur Verfügung steht. Hierzu gehört die Prüfung von eingehenden Hinweisen auf ihre Substanz und die Rückmeldung beim Hinweisgeber, welche Maßnahmen aufgrund des Hinweises ergriffen wurden. Warum die Bearbeitung die Bearbeitung von Hinweisen so wichtig ist? Sofern der Hinweisgeber sich nicht ernst genommen fühlt und den Umgang mit dem Hinweis für unzureichend hält, besteht die Gefahr, dass er eine weitere Meldung an eine externe Meldestelle abgibt oder gar die Öffentlichkeit einschaltet.
Mann sitzt vor Laptop und gestikuliert
Dr. Maximilian Degenhart ist Rechtsanwalt und Compliance Officer (TUV) sowie Geschäftsführer von Hinweisgeberexperte.de © Dr. Maximilian Degenhart

Welche Vorteile ergeben sich aus einem internen Hinweisgebersystem?

Die neue Meldesystematik birgt für Unternehmen insoweit eine Gefahr, da das Risiko von Offenlegungen von Interna bei Behörden und in der Öffentlichkeit steigt. Der erfolgsversprechende Weg, solche Meldungen an Behörden zu verhindern, ist ein eigenes Hinweisgebersystem. Nur wenn das Unternehmen eine eigne Anlaufstelle für Hinweisgeber zur Verfügung stellt, kann es die Gefahr von Meldungen an externe Stelen erheblich reduzieren. Denn für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wird eine interne Meldung in der Regel die erste Wahl sein. Geschützt ist der Hinweisgeber jedenfalls bei Meldungen an ein internes und an ein externes Hinweisgebersystem.

Wann macht ein Outsourcing Sinn?

Ein Ourtsourcing ist dann empfehlenswert, wenn die nötigen Ressourcen und Fachkräfte im Unternehmen fehlen. Zusätzlich stellt ein extern Beauftragter einen weiteren Anreiz für potenzielle Hinweisgeber dar, sich nicht zunächst an eine Behörde zu wenden. Unternehmenseigene unparteiische Personen können bei Hinweisgebern Zweifel an deren Unparteilichkeit wecken. Ein Outsourcing macht auch dann Sinn, wenn hinsichtlich der weiteren formalen Anforderungen an das Hinweisgebersystem (z.B. Datenschutz) Zweifel bestehen.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Betroffene Unternehmen sollten sich bereits jetzt mit den neuen Regelungen auseinandersetzen und einen internen Meldekanal mitsamt (externer) Ansprechpartner anbieten. Unabhängig von der Whistleblower Richtlinie ist klar: Die Rolle eines Hinweisgebersystems als Bestandteil einer effektiven und gewissenhaften Compliance rückt weiterhin in den Vordergrund. Ziel muss es sein, Sachverhalte bereits intern aufzuarbeiten und Meldungen nach außen zu verhindern.

Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung der Regelungen?

Fehlt es an den notwendigen Maßnahmen, steigt das Risiko vor Reputationsschäden. Bei externen Meldungen über Verstöße an staatliche Stellen drohen zudem Nachforschungen und Ermittlungen sowie letztlich Strafen und Haftungsrisiken für die Geschäftsführung, wenn diese eine entscheidende Frage nicht beantworten kann: „Was haben Sie unternommen, um rechtzeitig Kenntnis über interne Verstöße zu erlangen?“ Wichtig ist es, eine generelle Entwicklung zu erkennen: Whistleblowing ist heutzutage nicht nur gesellschaftlich anerkannt, sondern wird zunehmend durch den Gesetzgeber und die Verwaltung gefördert.

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Manuela Klaiber
Manuela Klaiber
Referentin Wirtschaftsrecht | Mediatorin